現在展會越來越多，各行各業都可以開展會，而對于展會策劃主辦方來說，在展會開始之前就需要邀請一些展會合適的對象參加，如果沒有參展商那么展會是開展不起來。展會策劃主辦方邀請程序一般是有3個步驟，靈碩展覽小編下面給大家進行詳細的介紹。

 　　信息發布--從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

 　　回執--對于主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一?；貓淌盏胶?，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息--明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配--主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。

 　　回執可以有多種形式--傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知--如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。

 　　展會策劃簽到與入住安排

 　　如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。

 　　大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的--回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙)

 　　在展會策劃階段就需要把邀請程序和方案做出來，特別是邀請中遇到的問題都需要有一套好的解決方法。如果不知道展會策劃怎么做，那么建議可以把展會策劃任務交給專業的策劃人才，在靈碩展覽上就有超百萬展會策劃人才為你服務。